La transformación digital ha impulsado a las empresas a adaptarse a un nuevo entorno mucho más digitalizado, cambiando los modelos de trabajo en todos sus departamentos,  y, por supuesto también en el área financiera.

Para conseguir  ésta adaptación, el departamento financiero, al igual que sucede en otros departamentos de la empresa se adapta a la utilización de aplicaciones en la nube para la gestión del negocio, entre otra tecnología.

El área financiera de las empresas, se encuentra en plena evolución y cambio debido en gran medida a la aparición de las Fintech. Las Fintech son nuevas startups orientadas, a desarrollar nuevos productos y servicios de financiación. Desarrollan nuevos modelos de negocio en el ámbito financiero gracias a la nueva tecnología en Internet. Su aparición ha supuesto una revolución al ofertar nuevos servicios que consiguen la mejora de los procesos en la gestión financiera

Las soluciones tecnológicas que ofrecen las Fintech a las empresas, además de mejorar la productividad del área financiera, la dotan de una mayor agilidad en las tramitaciones gracias a la automatización de procesos.

¿Qué procesos y herramientas digitales utiliza el área financiera 

 Digitalización de procesos. Permite a ésta y otras áreas mejorar la productividad y toma de decisiones. Una de las herramientas más utilizadas dentro del área financiera es Microsoft Dynamics NAV, se trata de una herramienta de gran versatilidad debido a las numerosas funcionalidades que ofrece, entre las que caben destacar la gestión digital de documentos,  digitalización de los flujos de trabajo, gestión aplazada de gastos e ingresos y la elaboración de forma más rápida y automática de diferentes tipos de informes con los que agilizar la toma de decisiones

-Facturación digital que permite al área financiera, no solo emitir factura hacia sus proveedores, sino hacer seguimiento de las mismas y configurarse alarmas por ejemplo para la detección de facturas impagadas mediante un proceso automático. Esta automatización reduce notablemente los tiempos en los procesos de facturación utilizados hasta el momento.

-Digitalización de gastos que permiten gracias a aplicaciones en smartphone a los propios empleados subir los tickets de gastos de viajes, dietas etc…, eludiendo ya esta actividad desde el área financiera que solo debe validar los tickets. Una herramienta muy utilizada para esta actividad es Captio, la cual se encuentra homologada por la Agencia Tributaria, lo que además beneficia al área financiera ya que no necesita mantener el ticket en papel, sino que es válida la documentación en formato digital en caso de posibles auditorias. La digitalización de gastos además permite un mayor control del área financiera de los gastos extras de los empleados, reduciendo posibles fraudes.

Medios de pago digitales  herramientas de pago digital, como pasarelas de pago, paypal, e incluso los controvertidos Bitcoins s. Para empresas con servicios de venta on-line existen soluciones personalizadas, integrando en su e-Commerce las herramientas financieras para completar todas las transacciones (pagos, albaranes de pedidos, facturación…)

En el caso de empresas  que se dedican a la exportación de productos, se han agilizado los trámites de cambio de divisas con el uso de herramientas como Kantox o Transferwise. 

Validación Digital de documentos para reducir el tiempo de validación existen herramientas que permiten la utilización de la Firma digital.  Signaturit es una de esas herramientas a través de la cual, se automatiza y centraliza la solicitud de firmas desde una sola plataforma. Gracias a la misma se agiliza el proceso de solicitud de firmas, se ahorra papel ya que la documentación se gestiona siempre en formato digital y además permite reducir el tiempo medio en el que se consiguen las firmas. Además, se pueden crear equipos dentro de la plataforma, de forma que varios miembros del departamento pueden solicitar firmas y monitorizar su estado en tiempo real.

Con la transformación digital, el área financiera se enfrenta a cambios provocados por la evolución tecnológica que suponen beneficios en la agilidad de los procesos y demás, pero también retos que superar, entre los que destacamos:

Seguridad de las Transacciones a través de la red: Las operaciones en entornos digitales, traen aparejados riesgos de suplantación de identidad que deberán ser muy vigiladas no solo por el área financiera sino por el área de seguridad informática, que deben trabajar de forma totalmente sincronizada.

-Seguridad de la Información y Datos almacenados en red: El creciente uso de la nube para el almacenamiento de la información y datos de la empresa, supone una mayor inseguridad de los mismos, como hemos comprobado recientemente con el ataque informático masivo a nivel mundial.

Las empresas deben estar preparadas para la evolución en la tecnología y procesos del departamento financiero  e implementar aquellas soluciones necesarias para poder automatizar procesos, reducir costes y evitar posibles fraudes.

 

María Anaya